PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los analistas de sistemas de información surgieron como respuesta a las necesidades de mejorar el uso de los recursos informáticos para satisfacer los nuevos requisitos del proceso de información de las aplicaciones en las empresas.

A pesar de las posibilidades tecnológicas, la computadora debe su poder y utilidad a las personas, siendo éstas las que definen las necesidades que deben cubrirse. Pero desafortunadamente siempre en cualquier organización se encuentra un vacío entre los usuarios y los programadores o técnicos al momento de aplicar la tecnología en la solución de problemas. Es aquí donde se ubica el lugar del analista, comportándose como un puente en este vacío.

Los analistas de sistemas generalmente valoran la manera en que funcionan los negocios examinando la entrada, el procesamiento de los datos y la salida de resultados.

Un analista de sistemas, es una persona que comprende tanto las necesidades de la empresa como la tecnología informática. Los analistas de sistemas transforman las necesidades de información y de los usuarios en soluciones tecnológicas basadas en computadoras.

Por lo tanto, un analista de sistemas estudia los problemas y las necesidades de una empresa para determinar cómo podrían los recursos humanos, los procesos, los datos, las comunicaciones y la tecnología para obtener mejoras en la organización.

Las responsabilidades de un analista cambian de una organización a otra; a continuación se mencionan solo algunas de las actividades más comunes asigandas a los analistas de sistemas:

1.     Análisis de sistemas: en este caso su responsabilidad es conducir estudios sobre los sistemas relevantes dentro de la organización, para detectar hechos relevantes. Considerar que la parte más importante es reunir la información y determinar los requerimientos. En este punto, sólo el analista es responsable del análisis de la información.

2.     Análisis y diseño de sistemas: el analista tiene la responsabilidad adicional de diseñar el nuevo sistema, desarrollando las especificaciones de diseño, tomando como base el análisis de los hechos previamente recolectados.

3.     Análisis, diseño y programación: el analista cuando realiza esta actividad conduce la investigación, desarrolla el diseño del nuevo sistema y describe el software necesario para implantar el diseño.

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

En una organización o empresa, el analista y diseño de sistemas es el proceso de estudiar su situación con la finalidad de observar como trabaja y decir si es necesario realizar una mejora; el encargado de realizar estas tareas es el analista de sistemas para . Antes de comenzar el desarrollo de cualquier proyecto, se conoce un estudio de sistema s para detectar todos los detalles de la situación actual en la empresa. La información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de diseño. Los administradores deciden qué estrategia seguir. Los gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez más con el empleo de computadoras están teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas.

Todas las organizaciones son sistemas que actúan recíprocamente con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los sistemas, que pueden estar formados por otros sistemas más pequeños denominados subsistemas, funcionan para alcanzar fines específicos. Sin embargo, los propósitos o metas se alcanzan sólo cuando se mantienen el control.

El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorar con métodos y procedimientos más adecuados. El desarrollo de sistemas tiene dos componentes.

Análisis Es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al sistemas.

Diseño: Especifica las características del producto terminado.

Análisis: Especifica que es lo que el sistema debe hacer.

Diseño: Establece como alcanzar el objetivo.

                                   

ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE SISTEMAS

 

Hay varias alternativas de centralización frente a descentralización de la función de sistemas de información debido a que una u otra pueden ser aplicadas independientemente a las funciones dentro del sistema de información: operación del sistema, desarrollo de sistemas de aplicación, planeación y control globales.  Los diseños organizacionales alternativos para estas tres desventajas de cada uno.  Es importante tener presente en la discusión de las alternativas, que una consideración importante en la selección de una de ellas es la concordancia de la organización del sistema de información con la  organización global.  En muchos casos, estos factores denominan los factores técnicos y operacionales.  También, la centralización frente a la descentralización no se debe considerar como alternativas absolutas, sino como puntos extremos a lo largo de un continuo, desde los recursos altamente centralizados a los recursos descentralizados.  El tópico de la centralización o descentralización.

Al permanecer iguales todos los otros factores, las unidades organizacionales que requieren recursos de información tienden a preferir el contar con dichos recursos directamente, bajo su control, fomentando la descentralización.  Sin embargo, existen otras presiones que favorecen la autoridad centralizada.

ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INFORMÁTICOS

La administración de servicios informáticos consiste en las funciones que los clientes necesitan para mantener una solución de servicios dada. Algunos ejemplos de funciones de administración de servicios informáticos son:

Ø  Administración de problemas

Ø  Planes de contingencia

Ø  Administración de problemas

Ø  Administración de cambios

Ø  Administración de sistemas

 

MOF adopta el concepto de operaciones de informática que proporcionan soluciones de servicios mediante el uso de funciones bien definidas de administración de servicios. Estas funciones de administración de servicios  proporcionan directivas, procedimientos, estándares y recomendaciones coherentes que se pueden aplicar en todo el conjunto de soluciones de servicios que se encuentran en los entornos informáticos actuales.

MOF constituye un enfoque estructurado y flexible, basado en la IT Infrastructure Library (ITIL), que describe los procesos y las prácticas recomendadas necesarias para ofrecer soluciones de servicio fundamentales.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN FINANZAS

Los sistemas de información en finanzas permiten a las empresas obtener la información requerida para la toma de decisiones.

Estar compuesto por:

Ø  Los módulos de Planeación

Ø  Presupuesto

Ø  Tesorería

Ø  Contabilidad

Ø  Cartera y Gestión de Clientes

Ø  Cuentas por Pagar

Ø  Módulo Gerencial.

Sus aplicaciones altamente parametrizables y de fácil manejo, permiten modificaciones a la estructura de la base de datos, pantallas, transacciones y reportes.

Hoy por hoy este sistema es considerado como robusto pero son de gran utilidad en empresas donde el margen de error para la toma de decisiones debe ser mínimo.

 Permiten en general:

- Minimizar el tiempo requerido para recolectar toda la información de negocios importante.

- Descubrir información no evidente a partir de sus datos operativos.

- Proporcionar herramientas de análisis para hacer comparaciones y tomar decisiones inteligentes.

- Cerrar el circuito de la decisión a la acción.

Algunos de estos sistemas usan conceptos como:

Data cleansing: Proceso de asegurar que todos los valores en un conjunto de datos sean consistentes y correctamente registrados.

Data Mining: La extracción de información predecible escondida en grandes bases de datos.
Data Warehouse: Sistema para el almacenamiento y distribución de cantdades masivas de datos.

SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES

Los SSD son sistemas interactivos basados en la computadora, que integran sistemas de información geográfica (SIG) con modelos que describen y predicen procesos productivos,  diseñados para ayudar a los decisores a utilizar datos y modelos para identificar y resolver problemas y tomar decisiones Los SSD tienen cuatro características principales: incorporan datos y modelos, son diseñados para asistir a los gerentes en los procesos de decisión, no reemplazan, sino que apoyan a la toma de decisiones y su objetivo es mejorar la efectividad de las decisiones y no la eficiencia con la que esas decisiones son tomadas.

A demás se trata de sistemas que permiten contestar preguntas específicas basadas en la combinación de dos elementos:

Una base de datos que recopila distintas capas de información geo-referenciada (SIG). Para manejar estas bases de datos se utilizan programas específicos de computación que trabajan con capas superpuestas de imágenes satelitales, cartografía de recursos naturales, catastro, resultados de investigaciones, información proveniente de encuestas e informantes calificados, etc.

Uno o más modelos de simulación que integran distintas capas de información, realizan cálculos y brindan resultados de acuerdo a las necesidades de los usuarios. Estos modelos pueden variar en su complejidad, pero son los que permiten aprovechar la base de datos y relacionar la información existente.

Otro Sistema de Apoyo a las Decisiones el (DSS)

Ø  Permite al Gerente ver los posibles efectos de las diversas decisiones en un modelo.

Ø  Apoya el juicio del Gerente (No busca su reemplazo)

Ø  Mejora la eficacia en la Toma de Decisiones.

Ø  Características de los Sistemas de Apoyo a las Decisiones

Ø  Características Generales

Ø  Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información

Ø  La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y al alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Ø  Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información

Ø  No suelen ahorrar mano de obra.

Ø  Debido a lo anterior, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

Ø  Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño grafico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Ø  Apoyan la toma de decisiones que por naturaleza son repetitivas y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse.

Ø  Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Ø  Este tipo de sistemas pueden incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

SISTEMAS BASADOS EN EL CONOCIMIENTO

¿Qué es un sistema basado en el conocimiento?

Los sistemas basados en el conocimiento son el resultado de un largo proceso de investigación realizado por los científicos en el área de la Inteligencia Artificial, cuando, en los años setenta, comenzaron a comprender que la capacidad de un programa de ordenador para resolver problemas no reside en la expresión formal ni en los esquemas lógicos de inferencia que emplea sino en el conocimiento que posee.

 Un experto es alguien que posee unos determinados conocimientos y experiencia en un campo de la actividad humana y es capaz de aplicarlos con rapidez y eficiencia en la resolución de tareas diferentes aunque no le hayan sido encomendadas con anterioridad, pero que caen dentro de su dominio.

Así, un sistema basado en el conocimiento es un cuerpo de programas de ordenador que intenta imitar e incluso superar en algunas situaciones a un experto humano en un ámbito concreto de su actividad. No pretende, en absoluto, reproducir el pensamiento humano, sino simplemente la pericia de un profesional competente (téngase en cuenta que para

 construir un SBC se suele contar con grandes expertos en la materia que incorporan su conocimiento al sistema). Esta pretensión es más sencilla ya que en algunos campos reducidos los expertos trabajan siguiendo reglas, aunque, generalmente, no sean conscientes de ello. En aquellos campos en los que no sea necesario aplicar la intuición ni el sentido común, los sistemas basados en el conocimiento han conseguido notables éxitos, consiguiendo en ocasiones ser más regulares y rápidos que los propios expertos.

Los sistemas basados en el conocimiento desarrollados hasta hace poco constituyen la primera generación cuya característica común reside en la superficialidad del conocimiento que se incluye en el mismo. Los ingenieros de conocimiento (desarrolladores de los sistemas basados en el conocimiento) se limitan a incorporar en los sistemas la experiencia y criterios de los especialistas sin buscar las razones últimas en las que se basan.

Actualmente existen sistemas más avanzados, Sistemas de Segunda Generación, en la que el conocimiento se estructura en dos niveles. El primer nivel, de control (se suele aludir a él como metaconocimiento y las reglas que lo constituyen reciben el nombre de metarreglas), sirve para determinar la forma de utilizar el segundo nivel que es el que contiene el conocimiento de los expertos.

HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN: CORREO ELECTRONICO, LISTA DE DISCUSION

Internet es una revolución para la comunicación mayor que la de la Telefonía. Resulta sencillo, cómo, rápido y sobre todo, barato. En este mundo cada vez más globalizado, donde lo normal es conocer personas de muchos países y culturas, acceder a información que en otros tiempos nos resultaba prácticamente inalcanzable por lo remota, Internet da el gran paso para unirnos en tiempo real eliminando barreras hasta ahora casi infranqueables. Existen numerosas maneras de comunicarse en la red de redes:

➤ Correo Electrónico: Sigue el formato del correo tradicional (un remitente, un receptor, una dirección donde enviar, otra donde recibir y un texto escrito) pero todo se hace a través del ordenador. Lo más frecuente es utilizar direcciones de correo electrónico (e-mails) de proveedores gratuitos (Hotmail, Yahoo, G-mail) que almacenan la información de nuestra cuenta en servidores a los que tenemos acceso desde cualquier ordenador del mundo conectado a Internet. Desde allí podemos recibir y enviar correos electrónicos a cualquier dirección de e-mail que queramos.

  

➤ Chat y Messenger: Es una forma de comunicación bidireccional y en tiempo real: charlas a través de Internet apoyadas en recursos tecnológicos. Aunque al principio se servían del teclado y la comunicación era mediante la lecto-escritura (pantalla y teclado), cada vez es más frecuente encontrar charlas de chat y Messenger con soporte auditivo (auriculares y micrófono) o con cámara web. Los Chats se dividen en categorías de conversación y los hay sobre multitud de temas. Cada usuario se identifica con un apodo o nick y entra en la sala del tema que más le interese, donde aparece un listado con los apodos de las personas que están en ese momento participando en la conversación. La comunicación es en tiempo real y con varias personas a la vez.

➤ Foros y News: Es otra forma de comunicación de masas, pero no es en tiempo real. Hay multitud de foros sobre multitud de temas. En los foros los usuarios opinan sobre un tema en concreto. Alguien lanza una opinión, y los demás contestan o no. En algunos casos hay que ser usuario registrado, pero otros son de libre acceso. Son una fuente de intercambio de información muy útil, en especial si se manejan varios idiomas y buscamos información muy específica, porque podemos encontrar expertos de casi cualquier cosa dispuestos a ayudarnos o a darnos su opinión.

 ➤ Blog y Fotolog: El Blog es la herramienta de comunicación que ha aparecido más recientemente. Se trata de un formulario que podemos colgar en Internet de forma muy sencilla y que nos ofrece la posibilidad de dar nuestra opinión sobre cualquier tema. Es una especie de Cuaderno de Bitácoras.

CÓDIGO HTML

HTML es el lenguaje con el que se definen las páginas web. Básicamente se trata de un conjunto de etiquetas que sirven para definir el texto y otros elementos que compondrán una página web.

El HTML se creó en un principio con objetivos divulgativos de información con texto y algunas imágenes. No se pensó que llegara a ser utilizado para crear área de ocio y consulta con carácter multimedia (lo que es actualmente la web), de modo que, el HTML se creó sin dar respuesta a todos los posibles usos que se le iba a dar y a todos los colectivos de gente que lo utilizarían en un futuro. Sin embargo, pese a esta deficiente planificación, si que se han ido incorporando modificaciones con el tiempo, estos son los estándares del HTML. Numerosos estándares se han presentado ya. El HTML 4.01 es el último estándar a febrero de 2001. Actualización a mayo de 2005, en estos momentos está apunto de presentarse la versión 5 de HTML, de la que ya se tiene un borrador casi definitivo.

El HTML es un lenguaje de marcación de elementos para la creación de documentos hipertexto, muy fácil de aprender, lo que permite que cualquier persona, aunque no haya programado en la vida, pueda enfrentarse a la tarea de crear una web. HTML es fácil y pronto podremos dominar el lenguaje. Más adelante se conseguirán los resultados profesionales gracias a nuestras capacidades para el diseño y nuestra vena artista, así como a la incorporación de otros lenguajes para definir el formato con el que se tienen que presentar las webs, como CSS

HTML es el acrónimo de HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcado de Hipertexto) y es el lenguaje que se utiliza para crear las páginas web. Este lenguaje indica a los navegadores cómo deben mostrar el contenido de una página web.

El lenguaje html contiene dos partes:

-      El contenido, que es el texto que se verá en la pantalla de un ordenador.

-      Las etiquetas y atributos que estructuran el texto de la página web en encabezados, párrafos, listas, enlaces, etc. y normalmente no se muestra en pantalla.

BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE INFORMACIÓN RELEVANTE Y DE CALIDAD

El primer requisito, la exhaustividad en la búsqueda, afecta más al contenido que a la exactitud de la propia búsqueda, y es la condición que permite convenir que se han agotado todas las fuentes de información posibles dentro del universo de búsqueda que nos ocupa.

La búsqueda de información en entornos estructurados como el catálogo de una biblioteca, un registro de publicaciones o una base de datos, parte de un universo de contenidos delimitado y cognoscible así como de un protocolo de búsqueda estandarizado. Sin embargo, en el caso de las búsquedas en la red no podemos hablar de estas condiciones de partida. Así, en una búsqueda en la base de datos PROQUEST, es posible conocer qué revistas y desde qué años, así como si se obtendrá la referencia, el abstract o el contenido completo de los artículos utilizando un procedimiento ya delimitado. Sin embargo, cuando damos el salto a Internet, ni conocemos el total de los potenciales sitios web en los que se hará la búsqueda, ni disponemos de un sistema de búsqueda pautado. Más aún, no sólo no conocemos la cantidad total de sitios en los que estamos realizando una búsqueda, sino que además se estima que solamente el 16% del total de contenidos realmente disponibles están indexados por los buscadores comerciales (Lawrence y Giles 1999).

                                

 2000) el problema fundamental de Internet es el gran volumen de información, junto a la heterogeneidad e inconsistencia de ésta. Los recursos cambian y se multiplican, y la impresionante velocidad de respuesta de los motores de búsqueda no está ligada, generalmente, a una efectiva recuperación de información. Si queremos establecer una estrategia eficaz de búsqueda de información en Internet, debemos tomar las precauciones necesarias para garantizar su exhaustividad y así no perder información relevante.

La velocidad con que la red evoluciona, crece, produce contenidos y renueva la información que ofrece es tan alta que es prácticamente imposible conocer, o siquiera hacerse una idea, de todos los contenidos potencialmente disponibles en nuestro universo de búsqueda. Como afirman Oppenheim et al. (

WEBQUEST

                                    La WebQuests son actividades estructuradas y guiadas que evitan estos obstáculos proporcionando a los alumnos una tarea bien definida, así como los recursos y las consignas que les permiten realizarlas.

En lugar de perder horas en busca de la información, los alumnos se apropian, interpretan y explotan las informaciones específicas que el profesor les asigna.

Investigar en la Web es sencillo y de simple aplicación, ya que es fácil de realizar y permite que tanto novatos como expertos en Internet participen. Investigando en la web se incorpora a los estudiantes en tareas efectivas, estimula a la colaboración y discusión, y es de fácil integración en el  curriculum escolar. El profesor debe sugerir un tema de exploración y apuntar a algunos sitios de la Web donde el alumno ira a buscar la información que necesita. A medida que los docentes van familiarizándose con la web y los mecanismos de búsqueda, y aprenden a desarrollar estrategias de optimización de su saber a través de la comunicación, búsqueda y procesamiento de información, pasan a proponer los temas y los alumnos van a buscar solo las soluciones. En el último estado de total autonomía, los estudiantes pueden proponer temas de interés al profesor que pasa a elegir entre ellos lo que sea más conveniente para el aprendizaje personal y del grupo.

La de las WebQuest, una estrategia didáctica en la que los alumnos (desde mitad de primaria hasta universidad) son los que realmente construyen el conocimiento que luego van a aprender. Se les organiza en grupos, se les asignan roles y tienen que elaborar un producto que va desde una presentación, o un documento, hasta una escenificación teatral o un guión radiofónico, etc., representando lo más ajustado posible las distintas posturas de los roles. Es un diseño muy prometedor.

Esto es no solamente una nueva manera para que los profesores enseñen también es una nueva manera para que los alumnos aprendan.