INTRODUCCION A LAS TIC`S

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

La tecnología de la información (TI) se entiende como "aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones (Bologna y Walsh, 1997: 1).

La tecnología de la Información (TI) está cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la TI cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago electrónico de la nómina, entre otras funciones; es por eso que la función de la TI en los procesos de la empresa como manufactura y ventas se han expandido grandemente. La primera generación de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado en realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo sino que también ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten (Alter, 1999).

Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes. El sistema de información tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas competitivas continuas. El uso creativo de la tecnología de la información puede proporcionar a los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores (Alter, 1999). Este tipo de preeminencia competitiva puede traer consigo otro grupo de estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las normas justo a tiempo, que permiten producir una variedad más amplia de productos a un precio más bajo y en menor tiempo que la competencia.

Las tecnologías de la información representan una herramienta cada vez más importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema de información de una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de manera inmediata o a largo plazo.

En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar  los nuevos procedimientos  o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a  los lineamientos que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer una planeación estratégica tomando  en cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa.

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.

Los supuestos básicos de la TGS son:

1. Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales. 

2. Esa integración parece orientarse rumbo a una teoría de sistemas. 

3. Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales. 

4. Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia. 

5. Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica. 

La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:

1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande. 

2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía. 

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones. 

El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Definimos un sistema de información gerencial (SIG) como un sistema basado en computadoras que proporciona información a usuarios que tienen necesidades similares.  Los usuarios generalmente constituyen una entidad organizacional formal: La compañía o una subunidad subsidiaria.  La información describe a la compañía o a uno de sus principales sistemas en términos de lo que ha sucedido en el pasado, lo que está sucediendo en el presente y  lo que es posible que suceda en el futuro. Generalmente se presenta en forma de informes periódicos, informes especiales y salidas de simulaciones matemáticas.  La información producida es utilizada tanto por gerentes como por no gerentes para tomar decisiones que resuelven los problemas de la compañía.

El SIG refleja el deseo de los ejecutivos de poner la computadora a disposición de todos los que resuelven los problemas de la compañía.  Una vez que el SIG esta instalado y funcionando según lo planeado, puede ayudar a los gerentes y a otros usuarios tanto dentro como fuera de la compañía a identificar y resolver los problemas.

El sistema de información gerencial se puede informar como una estructura piramidal.

1.-La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.  

2.-El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.

3.-El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.

4.-El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de politica de los niveles más altos de la administración

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los analistas de sistemas de información surgieron como respuesta a las necesidades de mejorar el uso de los recursos informáticos para satisfacer los nuevos requisitos del proceso de información de las aplicaciones en las empresas.

A pesar de las posibilidades tecnológicas, la computadora debe su poder y utilidad a las personas, siendo éstas las que definen las necesidades que deben cubrirse. Pero desafortunadamente siempre en cualquier organización se encuentra un vacío entre los usuarios y los programadores o técnicos al momento de aplicar la tecnología en la solución de problemas. Es aquí donde se ubica el lugar del analista, comportándose como un puente en este vacío.

Los analistas de sistemas generalmente valoran la manera en que funcionan los negocios examinando la entrada, el procesamiento de los datos y la salida de resultados.

Un analista de sistemas, es una persona que comprende tanto las necesidades de la empresa como la tecnología informática. Los analistas de sistemas transforman las necesidades de información y de los usuarios en soluciones tecnológicas basadas en computadoras.

Por lo tanto, un analista de sistemas estudia los problemas y las necesidades de una empresa para determinar cómo podrían los recursos humanos, los procesos, los datos, las comunicaciones y la tecnología para obtener mejoras en la organización.

Las responsabilidades de un analista cambian de una organización a otra; a continuación se mencionan solo algunas de las actividades más comunes asigandas a los analistas de sistemas:

1.     Análisis de sistemas: en este caso su responsabilidad es conducir estudios sobre los sistemas relevantes dentro de la organización, para detectar hechos relevantes. Considerar que la parte más importante es reunir la información y determinar los requerimientos. En este punto, sólo el analista es responsable del análisis de la información.

2.     Análisis y diseño de sistemas: el analista tiene la responsabilidad adicional de diseñar el nuevo sistema, desarrollando las especificaciones de diseño, tomando como base el análisis de los hechos previamente recolectados.

3.     Análisis, diseño y programación: el analista cuando realiza esta actividad conduce la investigación, desarrolla el diseño del nuevo sistema y describe el software necesario para implantar el diseño.

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

En una organización o empresa, el analista y diseño de sistemas es el proceso de estudiar su situación con la finalidad de observar como trabaja y decir si es necesario realizar una mejora; el encargado de realizar estas tareas es el analista de sistemas para . Antes de comenzar el desarrollo de cualquier proyecto, se conoce un estudio de sistema s para detectar todos los detalles de la situación actual en la empresa. La información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de diseño. Los administradores deciden qué estrategia seguir. Los gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez más con el empleo de computadoras están teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas.

Todas las organizaciones son sistemas que actúan recíprocamente con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los sistemas, que pueden estar formados por otros sistemas más pequeños denominados subsistemas, funcionan para alcanzar fines específicos. Sin embargo, los propósitos o metas se alcanzan sólo cuando se mantienen el control.

El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorar con métodos y procedimientos más adecuados. El desarrollo de sistemas tiene dos componentes.

Análisis Es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al sistemas.

Diseño: Especifica las características del producto terminado.

Análisis: Especifica que es lo que el sistema debe hacer.

Diseño: Establece como alcanzar el objetivo.

                                   

ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE SISTEMAS

 

Hay varias alternativas de centralización frente a descentralización de la función de sistemas de información debido a que una u otra pueden ser aplicadas independientemente a las funciones dentro del sistema de información: operación del sistema, desarrollo de sistemas de aplicación, planeación y control globales.  Los diseños organizacionales alternativos para estas tres desventajas de cada uno.  Es importante tener presente en la discusión de las alternativas, que una consideración importante en la selección de una de ellas es la concordancia de la organización del sistema de información con la  organización global.  En muchos casos, estos factores denominan los factores técnicos y operacionales.  También, la centralización frente a la descentralización no se debe considerar como alternativas absolutas, sino como puntos extremos a lo largo de un continuo, desde los recursos altamente centralizados a los recursos descentralizados.  El tópico de la centralización o descentralización.

Al permanecer iguales todos los otros factores, las unidades organizacionales que requieren recursos de información tienden a preferir el contar con dichos recursos directamente, bajo su control, fomentando la descentralización.  Sin embargo, existen otras presiones que favorecen la autoridad centralizada.

ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INFORMÁTICOS

La administración de servicios informáticos consiste en las funciones que los clientes necesitan para mantener una solución de servicios dada. Algunos ejemplos de funciones de administración de servicios informáticos son:

Ø  Administración de problemas

Ø  Planes de contingencia

Ø  Administración de problemas

Ø  Administración de cambios

Ø  Administración de sistemas

 

MOF adopta el concepto de operaciones de informática que proporcionan soluciones de servicios mediante el uso de funciones bien definidas de administración de servicios. Estas funciones de administración de servicios  proporcionan directivas, procedimientos, estándares y recomendaciones coherentes que se pueden aplicar en todo el conjunto de soluciones de servicios que se encuentran en los entornos informáticos actuales.

MOF constituye un enfoque estructurado y flexible, basado en la IT Infrastructure Library (ITIL), que describe los procesos y las prácticas recomendadas necesarias para ofrecer soluciones de servicio fundamentales.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN FINANZAS

Los sistemas de información en finanzas permiten a las empresas obtener la información requerida para la toma de decisiones.

Estar compuesto por:

Ø  Los módulos de Planeación

Ø  Presupuesto

Ø  Tesorería

Ø  Contabilidad

Ø  Cartera y Gestión de Clientes

Ø  Cuentas por Pagar

Ø  Módulo Gerencial.

Sus aplicaciones altamente parametrizables y de fácil manejo, permiten modificaciones a la estructura de la base de datos, pantallas, transacciones y reportes.

Hoy por hoy este sistema es considerado como robusto pero son de gran utilidad en empresas donde el margen de error para la toma de decisiones debe ser mínimo.

 Permiten en general:

- Minimizar el tiempo requerido para recolectar toda la información de negocios importante.

- Descubrir información no evidente a partir de sus datos operativos.

- Proporcionar herramientas de análisis para hacer comparaciones y tomar decisiones inteligentes.

- Cerrar el circuito de la decisión a la acción.

Algunos de estos sistemas usan conceptos como:

Data cleansing: Proceso de asegurar que todos los valores en un conjunto de datos sean consistentes y correctamente registrados.

Data Mining: La extracción de información predecible escondida en grandes bases de datos.
Data Warehouse: Sistema para el almacenamiento y distribución de cantdades masivas de datos.

SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES

Los SSD son sistemas interactivos basados en la computadora, que integran sistemas de información geográfica (SIG) con modelos que describen y predicen procesos productivos,  diseñados para ayudar a los decisores a utilizar datos y modelos para identificar y resolver problemas y tomar decisiones Los SSD tienen cuatro características principales: incorporan datos y modelos, son diseñados para asistir a los gerentes en los procesos de decisión, no reemplazan, sino que apoyan a la toma de decisiones y su objetivo es mejorar la efectividad de las decisiones y no la eficiencia con la que esas decisiones son tomadas.

A demás se trata de sistemas que permiten contestar preguntas específicas basadas en la combinación de dos elementos:

Una base de datos que recopila distintas capas de información geo-referenciada (SIG). Para manejar estas bases de datos se utilizan programas específicos de computación que trabajan con capas superpuestas de imágenes satelitales, cartografía de recursos naturales, catastro, resultados de investigaciones, información proveniente de encuestas e informantes calificados, etc.

Uno o más modelos de simulación que integran distintas capas de información, realizan cálculos y brindan resultados de acuerdo a las necesidades de los usuarios. Estos modelos pueden variar en su complejidad, pero son los que permiten aprovechar la base de datos y relacionar la información existente.

Otro Sistema de Apoyo a las Decisiones el (DSS)

Ø  Permite al Gerente ver los posibles efectos de las diversas decisiones en un modelo.

Ø  Apoya el juicio del Gerente (No busca su reemplazo)

Ø  Mejora la eficacia en la Toma de Decisiones.

Ø  Características de los Sistemas de Apoyo a las Decisiones

Ø  Características Generales

Ø  Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información

Ø  La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y al alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Ø  Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información

Ø  No suelen ahorrar mano de obra.

Ø  Debido a lo anterior, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

Ø  Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño grafico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Ø  Apoyan la toma de decisiones que por naturaleza son repetitivas y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse.

Ø  Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Ø  Este tipo de sistemas pueden incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

SISTEMAS BASADOS EN EL CONOCIMIENTO

¿Qué es un sistema basado en el conocimiento?

Los sistemas basados en el conocimiento son el resultado de un largo proceso de investigación realizado por los científicos en el área de la Inteligencia Artificial, cuando, en los años setenta, comenzaron a comprender que la capacidad de un programa de ordenador para resolver problemas no reside en la expresión formal ni en los esquemas lógicos de inferencia que emplea sino en el conocimiento que posee.

 Un experto es alguien que posee unos determinados conocimientos y experiencia en un campo de la actividad humana y es capaz de aplicarlos con rapidez y eficiencia en la resolución de tareas diferentes aunque no le hayan sido encomendadas con anterioridad, pero que caen dentro de su dominio.

Así, un sistema basado en el conocimiento es un cuerpo de programas de ordenador que intenta imitar e incluso superar en algunas situaciones a un experto humano en un ámbito concreto de su actividad. No pretende, en absoluto, reproducir el pensamiento humano, sino simplemente la pericia de un profesional competente (téngase en cuenta que para

 construir un SBC se suele contar con grandes expertos en la materia que incorporan su conocimiento al sistema). Esta pretensión es más sencilla ya que en algunos campos reducidos los expertos trabajan siguiendo reglas, aunque, generalmente, no sean conscientes de ello. En aquellos campos en los que no sea necesario aplicar la intuición ni el sentido común, los sistemas basados en el conocimiento han conseguido notables éxitos, consiguiendo en ocasiones ser más regulares y rápidos que los propios expertos.

Los sistemas basados en el conocimiento desarrollados hasta hace poco constituyen la primera generación cuya característica común reside en la superficialidad del conocimiento que se incluye en el mismo. Los ingenieros de conocimiento (desarrolladores de los sistemas basados en el conocimiento) se limitan a incorporar en los sistemas la experiencia y criterios de los especialistas sin buscar las razones últimas en las que se basan.

Actualmente existen sistemas más avanzados, Sistemas de Segunda Generación, en la que el conocimiento se estructura en dos niveles. El primer nivel, de control (se suele aludir a él como metaconocimiento y las reglas que lo constituyen reciben el nombre de metarreglas), sirve para determinar la forma de utilizar el segundo nivel que es el que contiene el conocimiento de los expertos.